Představte si situaci: řešíte třeba nový web s agenturou. Spolupráce funguje perfektně, plní svůj účel a dodavatel vám se vším pomáhá. Ale co když po čase zjistíte, že změna dodavatele nebo úpravy webu jsou prakticky nemožné? Přesně to je vendor lock-in – stav, kdy jste technicky „uzamčeni“ u jednoho dodavatele, a každá změna vás stojí čas, nervy a peníze. Tento problém často vychází z technických závislostí, jako je kód, specifické platformy nebo omezená přenosnost projektu k jiným partnerům.
Vendor lock-in představuje problém nejen pro komerční sektor, ale ještě více pro státní instituce. Podle údajů společnosti Datlab z roku 2021 připadá přibližně 53 procent IT zakázek ve státním sektoru na zakázky bez reálné soutěže. To zvyšuje riziko uzamčení u jediného dodavatele, což znamená roční náklady až 8,5 miliardy Kč. Jakákoliv změna poskytovatele služeb je v těchto případech náročná, nákladná a často prakticky nemožná. „Ve chvíli, kdy není možnost vybrat jiného dodavatele, stává se vendor lock-in pastí, ze které je jen těžká cesta ven,“ upozorňuje Tomáš Kocifaj, ředitel digitální agentury Brilo.
Co je to vendor lock-in?
Vendor lock-in, nebo také „uzamčení u dodavatele“, označuje situaci, kdy je organizace závislá na jednom poskytovateli IT služeb či technologie. Tato závislost může být způsobena technickými specifiky systému, smluvními podmínkami nebo omezeným přístupem k datům. Výsledkem je, že přechod na jiného dodavatele je obtížný a nákladný.
Vendor lock-in však neomezuje jen flexibilitu organizací. Dodavatel, vědom si obtížnosti přechodu na jinou platformu, často ztrácí motivaci ke zlepšování systému, udržování kvalitní podpory nebo otevřenosti vůči zadavateli. „V jiné oblasti, například u autoservisu, by zákazník jednoduše zvolil jiného poskytovatele, který nabídne lepší služby a cenu. U vendor lock-in to ale možné není,“ upozorňuje Kocifaj.
„U státního sektoru vendor lock-in omezuje flexibilitu organizací a nutí je držet se zastaralých systémů bez možnosti rychlé modernizace. To pak přímo ovlivňuje kvalitu veřejných služeb,“ dodává Kocifaj.
Jak vzniká vendor lock-in v IT zakázkách?
Existuje několik způsobů, jak vendor lock-in může vzniknout, a ty se často kombinují. Jaké to jsou?
Proprietární systémy a software: Dodavatelé IT řešení často používají své vlastní platformy nebo systémy, které nejsou otevřené ani kompatibilní s jinými. Pokud například ministerstvo nebo úřad začne využívat specifický systém pro správu dat nebo komunikaci, může se stát, že jiný dodavatel tento systém nemůže jednoduše spravovat či rozvíjet.
Technická složitost a nedostatečná dokumentace: IT systémy často obsahují prvky, které jsou velmi složité a vyžadují speciální znalosti. Pokud není k dispozici podrobná dokumentace, může jiný poskytovatel mít velké problémy s převzetím projektu nebo údržbou systému.
Dlouhodobé smluvní závazky: Některé smlouvy s IT dodavateli obsahují klauzule, které státní instituce zavazují k dlouhodobé spolupráci. Tyto smlouvy se často obtížně vypovídají, což vede k dlouhodobé závislosti na jediném poskytovateli.
Omezený přístup k datům a kódu: Bez plného přístupu ke svým datům nebo ke zdrojovému kódu systému nemá organizace kontrolu nad svým řešením. V praxi to znamená, že jakýkoli přechod nebo změna jsou náročné až nemožné. „Ve chvíli, kdy klient nemá přístup ke klíčovým datům a kódu, ztrácí kontrolu nad celým projektem a jakékoli změny jsou komplikované a drahé,“ vysvětluje odborník.
Důsledky vendor lock-in pro státní sektor
Vendor lock-in má pak ve státním sektoru několik zásadních dopadů. Jedním z nich jsou finanční náklady. Roční výdaje spojené s vendor lock-in dosahují až 8,5 miliardy Kč. Při absenci konkurence se ceny zvyšují a instituce jsou nuceny vynakládat vyšší náklady na provoz. Zároveň dodavatel, který nemá konkurenci, nemá důvod inovovat nebo modernizovat. Výsledkem je, že systémy často zastarávají, což má dopad na efektivitu institucí a kvalitu poskytovaných služeb.
Instituce se nemohou přizpůsobit novým požadavkům a rychle reagovat na změny. Vendor lock-in jim v tom jednoduše brání. „Vendor lock-in nejenže zvyšuje náklady, ale také brzdí inovace a blokuje rozvoj technologií. Státní organizace pak mohou mít problém vyhovět moderním požadavkům a efektivně poskytovat služby veřejnosti,“ varuje Kocifaj.
Jak vendor lock-in minimalizovat?
Pro minimalizaci vendor lock-in je klíčové dodržovat osvědčené postupy a přemýšlet dopředu. Zde je několik zásad, které mohou pomoci:
Preferujte otevřené systémy a standardy: Pokud státní instituce zadá vývoj systému založeného na otevřeném software, snižuje tím riziko vendor lock-in. Otevřené systémy umožňují snadnou správu i přechod k jinému dodavateli.
Požadujte důkladnou dokumentaci: Kód a technické řešení by měly být dobře zdokumentované a snadno pochopitelné pro další dodavatele. Dokumentace zajišťuje, že jiný vývojář může kdykoli převzít projekt a pokračovat v jeho správě.
Flexibilní smluvní podmínky: Smluvní podmínky by měly umožnit snadný přechod k jinému dodavateli. To zahrnuje právo na přístup ke kódu, datům a možnost vypovězení smlouvy bez náročných finančních sankcí.
Vlastnictví a přístup k datům: Instituce by měla mít plný přístup ke svým datům a zdrojovému kódu. Bez tohoto přístupu ztrácí kontrolu nad svým řešením a ocitá se ve zranitelném postavení. Aby se předešlo problémům, je vhodné do projektu zapojit konzultanta třetí strany. Ten může pomoci správně nastavit vlastnická práva a technické podmínky již v počáteční fázi spolupráce. Zároveň dohlédne na to, zda dodavatel plní všechny dohodnuté závazky – od transparentnosti v dokumentaci až po otevřenost softwaru.
„Transparentnost a otevřené standardy jsou klíčem k tomu, aby organizace zůstaly flexibilní a nebyly závislé na jednom dodavateli. Je to investice do dlouhodobé udržitelnosti a efektivity. Ve finále tak šetříme nejen peníze, ale také poskytujeme lepší služby veřejnosti, což je hlavním cílem každé moderní instituce,“ dodává Tomáš Kocifaj z agentury Brilo.
Vendor lock-in představuje vážný problém pro český státní sektor a je příčinou významných finančních ztrát i ztráty flexibility. Organizace a instituce, které plánují nové IT projekty, by měly myslet dopředu, zohlednit dlouhodobou udržitelnost a přizpůsobivost systému. Zajištěním otevřených standardů, flexibilních smluv a plného přístupu k datům mohou státní instituce zlepšit kvalitu svých služeb a efektivněji nakládat s veřejnými prostředky.
O Brilo.team
Brilo je zkušený průvodce digitálním světem, který téměř deset let pro značky nachází řešení přinášející zvýšení tržeb. Agenturu založenou v Českých Budějovicích dnes tvoří tým poskládaný z více než 60 odborníků. Utvářejí webové stránky a e-shopy, dělají online marketing a branding. Mezi jejich klienty patří například Orsay, Zoot, Bibloo, Lesy ČR, Grada či skupina CS Apparel Group a.s., pod kterou spadají značky jako GAP, Celio nebo Under Armour. V Českých Budějovicích navíc provozují coworkingové prostory Dev Hub. Více na https://www.brilo.team/.
