Místo aby věnovali maximální úsilí náboru kvalitních zaměstnanců, řeší desítky hodin měsíčně administrativu. Teď se ale personalistům blýská na lepší zítřky. Stále víc HR pracovníků totiž přichází na chuť online podepisování, kterým šetří spoustu času a jejich firmám peníze za tisk nebo posílání dokumentů poštou.
„Personalistika je obor, který si online podepisování osvojuje pomalu. V posledních měsících ale sledujeme, že zájem HR specialistů o online podpisy a digitalizaci roste. Často bývají překvapení, že nemusí chodit na poštu kvůli každému papíru,“ říká Michal Bočan ze společnosti ezConvey, která provozuje podpisovou aplikaci Podpisovna.
Zkušenosti ezConvey ukazují, že zájem o podepisování dokumentů online je vyšší hlavně ve středně velkých firmách. Ty totiž rychle rostou, a zatímco na začátku stíhají HR administrativu bez problémů odbavovat, postupem času se pro ně toto papírování stává nesnesitelným.
Podepisování na dálku s uchazeči i stálými zaměstnanci
Běžný personalista využije online podepisování prakticky všude, kam se podívá.
S uchazeči o práci může na dálku podepisovat vstupní formuláře, dotazníky či různá potvrzení. Se stálými zaměstnanci pak podepíše online předávací protokoly, dodatky ke smlouvám nebo třeba dohodu o mlčenlivosti (NDA) a souhlas s přechodem na home office.
„Zejména interní administrativa bývá pro HR specialisty obrovskou zátěží, a to hlavně ve větších firmách. Když potřebují narychlo podepsat dokumenty se všemi zaměstnanci, musí čekat dlouhé dny, protože velká část zaměstnanců pracuje z domu a do firmy chodí například jen jednou týdně. Online podpisy tyto průtahy vyřeší,” pokračuje Bočan.
Kromě HR specialistů je online podepisování úlevou i pro finanční oddělení – na dálku lze totiž podepisovat také účetní a cestovní doklady.
Platnost podpisu zaručuje BankID a MojeID
Ne každý online podpis je však pro podepisování pracovních dokumentů vhodný.
Aby měl personalista 100% jistotu, že dokument podepsal se správnou osobou, měl by k podepisování využívat aplikaci, která umožňuje spolehlivé ověření identity podepisujících pomocí BankID (bankovní identita) nebo MojeID. Tyto služby fungují jako pomyslná digitální občanka.
„Pokud aplikace ověřuje totožnost podepisujících například jen pomocí SMS, existuje vysoké riziko, že dokument podepíše jiná osoba než ta, která ho podepsat má,“ uzavírá Bočan.
O firmě
ezConvey je česká společnost sídlící v Praze, která se od roku 2019 zabývá vývojem softwaru v oblasti internetového zabezpečení a online identity osob. Její zakladatelé mají dlouholeté zkušenosti s prací na IT projektech pro korporace, banky i státní správu. V současnosti ezConvey provozuje služby iD Brána a Podpisovna, pomocí kterých instituce, firmy i obyčejní lidé ověřují svou totožnost online a podepisují dokumenty online. Společnost se částečně věnuje také IT poradenství.
