V lednu začíná pro řadu firem nový účetní rok. Je to tedy ideální čas ke změně celého účetního systému a jeho digitalizaci. České firmy se přitom transformace buď zbytečně obávají, nebo se naopak mylně považují za dostatečně digitalizované, ač pouze užívají jednoduché elektronické nástroje.

Tisknout a skladovat hromady dokumentů v šanonech, nebo přejít kompletně do online prostředí? Mít přístup ke všem číslům ihned, nebo s měsíčním zpožděním? Ale také: Investovat do digitální transformace peníze, námahu a čas? Riskovat zastavení nebo omezení chodu podniku, a pokud ano, na jak dlouho? To jsou otázky, které si s nadcházejícím novým rokem klade mnoho firem, zejména těch, kterým prvním lednem začíná jejich účetní rok. „Právě přelom roku je ideální ke změně. Je výhodné začít kalendářní účetní rok kompletně v novém systému, převést papírové účetnictví na digitál a změnit od základů procesy,“ vysvětluje Bohuslava Kutnerová, spolumajitelka společnosti Arelas, která pomáhá společnostem s digitalizací účetnictví. Většina firem účtujících papírově své celoroční výsledky hospodaření hned v lednu ještě nezná, a kvůli tomu se jim hůře finančně plánuje.

Americká novinářka Rieva Lesonsky, která provozuje web Small Business Currents zaměřený na rozvoj malých firem, ve své předpovědi pro rok 2025 píše, že pro menší a střední firmy bude v tomto roce zásadní hledat a otevírat nové možnosti využití investorů. Digitalizace je pak hlavní metodou, jak si udržet konkurenceschopnost a přístup k získávání kapitálu na další rozvoj. A právě digitalizace účetních procesů, která firmám umožňuje sledovat v reálném čase klíčové finanční ukazatele, bude důležitá. Firmy musí být schopné co nejrychleji reagovat na změny trhu. „Zavádění technologií bude zrychlovat. Už i malé firmy budou stále více využívat umělou inteligenci a digitální nástroje k řešení neefektivity svých provozů, což jim dá nové příležitostí k růstu,“ vysvětluje v článku jedna z oslovených podnikatelek Elizabeth Gore ze společnosti Hello Alice.

Přechod na digitál zabere jen několik týdnů

Přechodu na digitální účetnictví nejčastěji brání neznalost firem. Experti se zpravidla setkávají se dvěma extrémy: podnikatelé buď považují transformaci za příliš náročnou a bojí se, že jim paralyzuje byznys na celé měsíce, anebo naopak vidí své účetnictví jako dostatečně digitalizované, i když spočívá jen ve využití nejjednodušších online nástrojů. „Tak jako používání elektronické pošty a sdílený kalendář ještě neznamenají digitalizovanou firmu, tak posílání dokladů emailem a jejich přepsání do účetního programu ještě neznamená digitalizované účetnictví,“ zdůrazňuje Bohuslava Kutnerová. Výsledkem digitalizace musí být využití robotů v celé šíři jejich možností: automatické spárování operací s bankou několikrát denně, veškeré pohledávky okamžitě k dispozici, vytěžování dat z dokladů, automatické předkontace, automatizovaný oběh dokladů a elektronické schvalování faktur, non stop přístupný archiv, auditní stopa dokladu. Na druhou stranu není na místě transformaci nijak démonizovat: celý přechod obvykle nezabere více než několik týdnů, přičemž chod firmy nebývá zásadně narušen. Po uplynutí této doby se již o většinu účetních operací starají automatizované procesy. „Nepředstavujme si přitom pod digitalizací něco závratně složitého, příkladem může být, že mobilem nafotíte účtenku, třeba na benzínce, a odešlete ji do systému, kde se dále zpracuje,“ popisuje Bohuslava Kutnerová.

Téměř třetina účetních se ve svém zaměstnání cítí nespokojena. Vyplývá to z letošního průzkumu personální společnost Devire. Důvodem je podle respondentů trvalé pracovní vytížení i neodpovídající finanční ohodnocení. Cestou z krize by pro kvalitní účetní mohla být práce na volné noze, při níž by pracovali podle vlastních časových preferencí. K takovému kroku se ale každým rokem odhodlá míň a míň lidí.

Až 64 procent účetních není šťastných ve své práci, ukazují to data personální společnosti Devire, která na začátku tohoto roku uskutečnila průzkum mezi třemi stovkami respondentů. Největší nespokojenost mezi nimi panovala s výší mzdy – takto se vyjádřilo 39 procent dotazovaných. O čtyři procenta účetních méně si stěžovalo na přílišné pracovní vytížení.

Možností, jak vysednout z kolotoče nízkých výplatních pásek či velkého množství uzávěrek, není na poli účetnictví mnoho. Mezi tu nejčastější patří opuštění zaměstnaneckého poměru a vykonávání profese na živnostenský list. Takové rozhodnutí ale v Česku udělá každým rokem méně lidí. V roce 2021 evidovala databáze Albertina, která mapuje všechny podnikatelské subjekty v České republice, pouze 596 nově vzniklých samostatných účetních, meziročně se tak jednalo zhruba o dvojnásobný pokles.

Nepřepálit začátek

Největší překážkou všech účetních, kteří přemýšlejí o osamostatnění, je podle odborníků velká míra strachu a nejistoty, jestli seženou zákazníky. „Mohou začít v malém, nemusí nutně opouštět své aktuální zaměstnání. Pokud si nejsou jistí, že dokáží oslovit dostatečné množství zákazníků, mohou začít po večerech v malém objemu. Až budou mít klientů dost, pak je ten správný čas obout se do živnosti naplno,“ radí Jan Štacha vedoucí oddělení společnosti Seyfor, která vyvíjí cloudový účetní software Evala.

Štacha upozorňuje, že v důsledku této obavy se začínající OSVČ snaží tlačit cenu za své služby co nejníže, což je podle něj chybou. „Počáteční přetížení ve snaze vyjít všem svým zákazníkům vstříc často eskaluje k větším problémům. Lidem pak hrozí potenciální sklouznutí k workoholismu a případné vyhoření,“ vysvětluje. Někdy zájemce o práci na volné noze odradí taky nutnost budovat vlastní značku nebo se propagovat, což může vyžadovat určitou dávku marketingových dovedností, času, ale hlavně finančních prostředků.

Účetní jako živnostník? Ideální kombinace

Pokud účetní překonají počáteční překážky a úskalí, odměnou jim je celá škála benefitů, která ze spojení účetního a živnostníka plyne. „Například konec práce na píchačky, a naopak možnost práce z domu. S moderním účetním systémem, který patří do 21. století, může být účetní nezávislý z hlediska času i prostoru,“ popisuje Štacha. Práci jim totiž mohou výrazně usnadnit tzv. cloudová řešení, která umožňují práci vzdáleně, a to z jakéhokoliv počítače s připojením k internetu.

Díky těmto službám a současné legislativě, která již umožňuje práci pouze s digitálními doklady tak účetní na volné noze nepotřebují nic než počítač s připojením k internetu a mohou se z nich stát třeba digitální nomádi, což je lákavá varianta zejména pro mladé lidi, kterým tak práce nemusí bránit v cestování. „Od začátku by měli myslet na work-life balance, nesnažit se všem vyjít za každou cenu vstříc a chránit si svůj volný čas. Nebát se nacenit svou práci důstojně. Kvalitních účetních moc není a ve skutečnosti jich ubývá,“ uzavírá Štacha.