Štítek: Software602

České firmy výrazně zaostávají v digitalizaci, která je přitom považována za výraznou konkurenční výhodu. Jak vyplývá z průzkumu, který si nechala zpracovat společnost Software602, 33 % českých firem má velmi nízkou míru digitalizace. V rámci interních procesů tak řeší její pomocí naprosté minimum provozních agend. Pro více než polovinu firem (57 %) je hlavní překážkou digitalizace pocit, že ji firma nepotřebuje nebo, že náklady na ni budou příliš vysoké.

Nízkou míru digitalizace firemního prostředí v ČR zmiňuje i letošní zpráva programu Evropská digitální dekáda (EU Digital Decade 2030). Ta stanoví mechanismus pro sledování pokroku digitalizace ve státech EU do roku 2030. Jako slabou hodnotí tato zpráva především digitalizaci malých a středních podniků (SME)¹ v ČR. Údajně pouze 49,3 % malých a středních podniků alespoň základní úroveň digitální intenzity, což je pod průměrem EU, který činí 57,7 %.

Třetina firem v ČR (téměř) nedigitalizuje

Podle průzkumu společnosti Software602* může být situace v oblasti digitalizace ještě méně optimistická. Kladené dotazy byly zaměřeny na digitalizaci 5 agend, se kterými společnosti rutinně pracují nebo by pracovat měly – elektronický podpis dokumentů, elektronické podepisování pracovních smluv se zaměstnanci, interní předávání a schvalování žádostí a dokumentů, napojení datové schránky a digitální archiv. Výsledky ale ukázaly, že 33 % firem má úroveň digitalizace skutečně velmi nízkou. V praxi to znamená, že nemá digitalizovány ani dvě z těchto pěti agend.

„Firmy mají největší zkušenosti s předáváním a schvalováním dokumentů. Obvykle začínají s digitalizací právě zde. Jde v podstatě o počáteční bod digitalizace celé firmy. Když zavádíte jakoukoliv novinku, je běžné, že se společnost rozdělí na nadšence, čekatele a odmítače. Ve srovnání s daty z Evropy můžeme vidět, že v ČR je skupina skeptiků větší, než je průměr v EU. Tím samozřejmě vzniká riziko, že české firmy přijdou o konkurenceschopnost, jelikož zahraniční firmy působící u nás mají ve většině případů digitalizaci procesů již zavedenou. Snad jedinou výjimkou je obsluha datové schránky, která je unikem českého trhu,“ shrnuje Pavel Žižka, marketingový ředitel Software602 a pokračuje: „Zároveň právě v oblasti obsluhy datových schránek registrujeme mnohem větší poptávku od firem se zahraničním vlastníkem. Je to dáno tím, že jsou zvyklé digitalizovat, nejsou z minulosti zatížené mandatorním zřizováním schránek ke komunikaci se státem a mnohem více si uvědomují jejich potenciál pro byznys.“

Překážky a motivace pro digitalizaci

Překvapením může být zjištění, že za malou mírou digitalizace v řadě firem není skutečnost, že by si neuvědomovaly její přínos. Významnou roli při jejich rozhodování hraje obava ze složité implementace nebo neochota ke změnám.

Prvotní digitalizaci firem iniciuje nejvyšší vedení, ale při jejím dalším rozvoji se do rozhodování zapojuje střední management, respektive specializovaná oddělení. V 76 % oslovených firem byla digitalizace obecně zahájena C-level managementem, ale například v případě elektronického podepisování smluv se zaměstnanci vyšel impulz od finančního nebo HR odděleni. V obou případech se podílely na zavedení procesů ze 24 %.

Pocit, že digitalizovat není potřeba, je bohužel nejčastější bariérou v rozvoji digitalizace. Ve třetině oslovených firem není digitalizace pro vedení prioritou. Pro 24 % firem jsou zase největším strašákem vysoké náklady na její implementaci. „Majitelé firem se v zavádění digitalizace často řídí pravidlem – Kdo nic nedělá nic nezkazí. To se ale zásadně mění s velikostí firmy. Čím je firma větší, tím vice kompetencí přechází z majitele na management a ochota ke změnám stoupá. Navíc se úměrně s velikostí firmy zvyšuje i strach ze ztráty konkurenceschopnosti, protože na jejím úspěchu je závislý větší počet lidí,“ hodnotí Pavel Žižka.

Naopak mezi hlavní motivátory pro digitalizaci uvádějí firmy zrychlení procesů (28 %) a stejný podíl firem uvádí jako hlavní motivaci i zjednodušení práce. Pětina společností pak uvedla, že pro zavedení digitalizace v jejich očích hovoří fakt, že se jedná o oborový standard a požadavek moderního způsobu fungování společnosti.

Digitální archivace v plenkách
Z průzkumu rovněž vyplývá, že digitální archivace zdaleka není v ČR standardem. V šanonech má uloženy papírové dokumenty až 85 % firem! Vlastním datovým serverem či centrem disponuje 43 % dotázaných a stejné množství jich uvedlo, že využívá dokumentové úložiště jako MS Sharepoint, Google Disk nebo jiné cloudové služby. Digitální archiv má jen 21 % firem.

„Disproporce mezi čísly u elektronického podepisování a profesionálního archivačního řešení je dána nízkou informovaností trhu o tom, jak digitální nástroje fungují a jak jsou provázány. Uložením elektronicky podepsaného dokumentu na pouhý sdílený disk se firma vystavuje nemalému riziku. Elektronicky podepsaný dokument je totiž potřeba po 5 letech přerazítkovat, abyste udrželi jeho platnost například pro soudní dokazování v případě sporu. To není možné v případě velkého počtu dokumentů zajistit lidskou silou, a právě to za vás řeší sofistikované digitální archivy,“ říká Pavel Žižka.

Nejméně využívanou novinkou je ve firmách podepisování smluv se zaměstnanci. Pouze 4 % firem tuto možnost využívá plně, 5 % pak částečně. Obvykle jde o společnosti, které mají digitálně řešeny i další HR úkony, jako je možnost čerpání benefitů zaměstnanci apod. „Tato nízká číslo jsou dána především tím, že možnost digitálně podepisovat pracovněprávní dokumenty existuje teprve od října 2023. Mnoho firem tak tento proces teprve zavádí či se na něj připravuje,“ říká Pavel Žižka a doplňuje: „Obecně však platí, že HR dokumenty patří k těm, které podniky nejvíce zatěžují a je nutné je nejdéle uchovávat. U evidenčních listů důchodového pojištění je to dokonce 45 let. Z toho důvodu je digitalizace HR agendy pro firmy s velkým počtem či velkou fluktuací zaměstnanců, naprosto klíčová.“

Digitalizace jako hnací motor firmy

Konference „Digitalizace jako klíč k modernímu HR“ pořádaná Software602 shrnula klíčové výhody zavádění digitalizace ve firmách. Jak včas reagovat na legislativní změny? Kdy a jakým způsobem zavádět digitální procesy? To ukázali na svých řešeních a zkušenostech i zástupci společností Metrostav, Innogy, SCONTO nábytek, Digitální HR, JOBka nebo ManpowerGroup.

Ze závěrů a diskusí vykrystalizovala 4 klíčová doporučení při zavádění digitalizace ve firmách:

1. Digitalizovaný nepořádek

Před zavedením digitalizace je nezbytné mít pořádek v procesech a datech – pokud máte ve firmě nepořádek, budete ho mít dál. Jen digitalizovaný.

1. AI – důvěřuj, ale prověřuj

AI je výborný nástroj – např. pro urychlování výběru kandidátů na určitou pozici nebo kompilaci e-mailů uchazečům v úvodních kolech výběrového řízení. Je ale nutné s AI zacházet opatrně – především dbát na legislativní nároky vyplývající z AI Act, GDPR a je rovněž nezbytné dbát na kontrolu aktuálnosti dat, se kterými AI pracuje.

1. Postupně, hravě, pozitivně

Na zavádění AI jděte postupně a přidávejte postupně i procesy. Klidně při využívání například digitálních podpisů nebo potvrzování výkazů z pracovních cest se hodí uspořádat firemní soutěž, která nejpilnější / nerychlejší členy týmu odmění. Rovněž se nebojte zavádět prvky gamifikace a soutěživosti v digitálních školeních. Ptát se můžete např. na to, kde se nachází v kanceláři hasicí přístroje. A v neposlední řadě si získejte pro zavádění digitalizace ambasadory. Nadšence z řad zaměstnanců či kolegů, kteří pro digitalizaci a její výhody strhnou ostatní a pomohou překlenout období změn, které vždy provází komplikace.

1. Neslibujte (interně) nesplnitelné

Nikdy negarantujte, že digitalizace povede k rušení pracovních míst. Slibujte si od ní především zefektivnění pracovních procesů. Produktivita práce stoupne vašemu týmu především díky tomu, že zaměstnanci budou vykonávat strategičtější práci a odpadnou jim rutinní úkoly.

* Průzkum „Jak podpořit digitalizaci kancelářských procesů“ pro společnost Software602 realizovala agentura B-inside. Telefonického průzkumu ve dnech 24. 6. – 16. 7. 2024 se účastnilo 253 decision makerů z výrobních firem se 100+ zaměstnanci, obchodní firmy s 50+ zaměstnanci a firmy z oblasti služeb s 50+ zaměstnanci.

1/ https://digital-strategy.ec.europa.eu/cs/factpages/czechia-2024-digital-decade-country-report

O Software602

Software602, a.s. je česká akciová společnost založena v roce 1991 autory textového editoru Text602. Primárně se zabývá vývojem, prodejem licencí a implementací softwarových produktů a služeb pro digitalizaci procesů s elektronickým podpisem a archivací pro firmy i státní správu. Mezi klienty Software602 mimo jiné patří společnosti Metrostav, McDonald’s, Rohlik.cz i celá řada veřejných institucí. Klíčovými referenčními projekty Software602 určenými pro orgány státní správy jsou především ePortal, Datová schránka a Czech POINT. Více informací je k dispozici na www.602.cz.

Stalo se to asi každému, kdo podniká – stoprocentně víte, že informace, kterou potřebujete obratem dodat úřadům nebo klientovi, je obsažena v některém starším dokumentu. Dokonce znáte jeho název i klíčové slovo, podle něhož jej v úložišti vyhledat. Přesto se to nedaří a vás napadne, že je čas na konsolidaci. Řešením pro vás může být digitální archiv, díky kterému rychle vyhledáte každý podklad, zajistíte plynulý chod firmy, a navíc vyhovíte celé řadě nároků, které podnikatelům ukládá v oblasti archivace zákon.

Papír versus nuly a jedničky

V každém podnikání přijde čas, kdy dokumenty svým množstvím přesáhnou schopnost se v nich přirozeně orientovat a tvrdě popřou známé rčení, že „… inteligent zvládne chaos“. V případě, že pracujete s množstvím papírových dokumentů, je digitalizace cestou, jak zajistit přehled a dohledatelnost jednotlivých dokumentů a jejich dostupnost včetně řízení práv přístupu. Zároveň je i příležitostí, jak ušetřit skladové prostory a také zachovat čitelnost listin, které degradují, pokud je nemáte uloženy v prostorách s řízeným prostředím. Zvláště u dokumentů, jež musíte archivovat několik let, počínaje evidenčními listy zaměstnanců (tři roky) přes účetní doklady (pět let) až po mzdové listy (45 let), může být nečitelnost, poškození, nebo dokonce zničení značným problémem. Převodem do digitální podoby vám právě tato starost o fyzickou existenci dokumentů zcela odpadne. A nemáte-li momentálně kapacitu (personální nebo finanční) převést do digitální podoby „minulost“ vaší společnosti, můžete přechod k bezpapírovému archivu zahájit s dokumenty aktuálními. Již toto rozhodnutí vám do budoucna přinese úsporu prostoru i financí.

Dokument archivovaný versus zálohovaný

I malá firma má dnes svoje místo, kam centrálně ukládá elektronické dokumenty. Častou chybou je ovšem domněnka, že jde o dostatečné řešení i v případě například daňové kontroly. „Musíme si uvědomit, že záloha dokumentů není totéž co archivace dokumentů, tak jak ji požaduje dnešní legislativa. Elektronický dokument musí splňovat řadu kritérií. Jedním z nich je třeba jeho neměnnost či původnost. I když lze archivování dokumentů zajistit na běžných cloudových úložištích, jejich funkcionalita v tomto ohledu není nativní. Tu nabízí digitální archiv, který je navíc schopen automaticky zajišťovat platnost a ověřitelnost elektronických podpisů po celou dobu archivace dokumentu,“ říká Martin Vondrouš, business development manager společnosti Software602, která se dlouhodobě zaměřuje na digitalizaci procesů a dokumentů ve firmách i státní správě. Stojí například za více než 13 miliony digitálně podepsaných dokumentů v roce 2023.

Základním požadavkem na elektronický dokument (originální nebo papírový, konvertovaný do elektronické podoby), který archivujeme, je zachování jeho čitelnosti, věrohodnosti původu a neporušitelnosti obsahu. To znamená, že dokument musí být opatřen elektronickým podpisem nebo pečetí s elektronickým časovým razítkem. Tyto zabezpečovací prvky pak prokazatelně garantují původnost dokumentu, čas jeho vzniku, legální rámec a zajistí také jeho integritu. Tím to ovšem nekončí, protože technická platnost časového razítka je pět let. Je tedy vhodné se o dokument starat v rámci dlouhodobé archivace a zajistit jeho dlouhodobou platnost a ověřitelnost.

Archiv versus úložiště

Digitální archiv oproti běžným úložištím nabízí nástroje, které automaticky zajistí, že uložený dokument splní náležitosti požadované zákonem s ohledem na dlouhodobou archivaci. Například nástroje Sofa a Formflow od Software602 pracují s tzv. aktivní péčí. Při uložení do archivu dokument opatří všemi legislativními náležitostmi a následně hlídají platnost el. podpisů či pečetí včetně obnovy časového razítka, skartační lhůty apod. V elektronickém archivu od Software602 je navíc možné fulltextově vyhledávat podle klíčových slov, doby vzniku, podpisovatele, data podpisu a řady dalších metadat. „Náš elektronický archiv neslouží pouze pro dlouhodobou archivaci, funguje i jako centrální úložiště, na které lze navázat další nástroje, jako jsou elektronický podpis vybraných souborů, kompletní HR agenda a podobně,“ doplňuje Martin Vondrouš.

Digitální archiv představuje možnost, jak uchovat všechny dokumenty na jednom místě a postupně jeho funkcionalitu využít pro další firemní procesy. Jedním z nich je třeba oběh interních dokumentů. V digitálním archivu si můžete snadno ověřit, zda všichni zaměstnanci přečetli důležitá bezpečnostní nařízení. Každý z nich pak může seznámení s obsahem dokumentu potvrdit i digitálním podpisem.

O Software602

Software602, a.s., je česká akciová společnost založená v roce 1991 autory textového editoru Text602. Primárně se zabývá vývojem, prodejem licencí a implementací softwarových produktů a služeb pro digitalizaci procesů s elektronickým podpisem a archivací pro firmy i státní správu. Ke klientům Software602 mimo jiné patří společnosti Metrostav, McDonald’s, Rohlik.cz i celá řada veřejných institucí. Klíčovými referenčními projekty Software602 určenými pro orgány státní správy jsou především ePortal, Datová schránka a Czech POINT. Více informací je k dispozici na www.602.cz.