Onlio Archivy - PressMob

Efektivní správa dokumentů ušetří až 5 hodin týdně

Úvod do problematiky a nástin témat, kterými se podkladový text zabývá:

Ucelená správa dokumentů je víc než sdílený disk a složková struktura. Základem je centrální úložiště, řízený bezpečný přístup, klasifikace dokumentů a workflow.
Digitalizace dokumentů – centrální úložiště klasifikovaných dokumentů a efektivní oběh dokumentů

Podkladový materiál Zdroj: Komunikační agentura Seteva

Pečujte o své dokumenty, jak si zaslouží

Správu firemních dokumentů, interního zlata, je třeba vnímat jako jednu z nejdůležitějších entit, o kterou se má společnost bez ohledu na typ svého byznysu starat. Správně nastavený DMS (Data Management Systém) pomáhá udržet ve firemních dokumentech pořádek a zajistí jejich bezpečnost, maximálně zefektivňuje jejich sdílení, vyhledávání a workflow. Skutečná, ne pouze domnělá, digitalizace dokumentů a jejich správa může ušetřit firmě o 50 lidech přes milion korun za rok.

Co je psáno, to je dáno. Toto zásadní pravidlo je dnes třeba trochu updatovat na: Co je zaznamenáno, dá se dohledat. Každá firma pracuje s dokumenty a bohužel až 30 % společností zaznamenává jejich ztrátu. Jak tomu předejít?

Univerzální nástroj pro správu dokumentů roste s firmou

Stále ještě řada společností včetně úřadů uchovává dokumenty v písemné podobě, nebo je skenuje a ukládá do složek na server nebo cloudu. To považuje za digitalizaci a bezpečnou správu svého možná největšího interního jmění. Vyhledání takto uloženého dokumentu pro další práci s ním nemusí být snadné. Z nedávného průzkumu International Data Corporation zaměřeného na efektivitu práce vyplynulo, že zaměstnanec stráví průměrně pět hodin týdně hledáním dokumentů. Při plném pracovním úvazku se tedy jedná o 20 hodin měsíčně, které by při správném použití DMS mohl využít mnohem efektivněji. Navíc mívají jednotlivá oddělení jako HR, účtárna, IT, management a podobně svou agendu uloženu separátně a musejí pak dokumenty s kolegy buď sdílet na cloudovém úložišti, nebo si je posílají e-maily, či je tisknou a předávají si je v papírové podobě, a to může opět vést k chybám, ztrátám či opomenutím.

Nástrojem, který dokáže tento mnohdy až neutěšený stav efektivně vyřešit, může být kvalitní a univerzální Dokument Management Systém (DMS), jenž dokáže navíc růst s požadavky firmy. „Znamená to, že ačkoli se primárně zavádí například pro HR agendu, může v něm své dokumenty spravovat i účtárna a další oddělení. Takový nástroj dokáže pokrýt všechny procesy spojené se správou dokumentů bez ohledu na to, o jaký typ dokumentu a jakou firmu se jedná,“ vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel ze softwarové a poradenské společnosti Onlio, která stojí za vývojem DMS eDoCat.

Efektivita a digitalizace procesů je klíčem k úspěchu

V každé firmě, bez ohledu na její core business, existuje šest základních procesů, kterými se zaměstnanci při práci s dokumenty zabývají. Nejprve musí dokument vytvořit. K tomu je vhodné využívat předem definované šablony, což urychlí práci a zjednoduší následnou manipulaci s dokumentem díky klasifikaci. Dále je třeba dokument připomínkovat a následně schválit, bez ohledu na to, jak a kdo na něm pracoval. Další fází je prokazatelné seznámení se s obsahem, ať už jde o interní směrnici, smlouvu, projektové podklady či akceptační protokol. „A v neposlední řadě do těchto základních procesů spadá i přezkoumání čili revize dokumentů a jejich vyhledávání. V univerzálním DMS je možné provádět veškeré tyto úkony, čímž se v podstatě naplňuje pojem digitalizace procesů práce s dokumenty a kruh se uzavírá,“ shrnuje podstatu správné digitalizace Pavel Nykl.

Dokumenty musí být nejen centrálně uloženy na jednom úložišti s jasně definovanými bezpečnými přístupy pracovníků. Tyto dokumenty musí být také správně klasifikované, tedy mít strukturované vlastnosti, metadata, která umožní rychlé vyhledávání dle přístupových oprávnění. „A v neposlední řadě se pomocí DMS zefektivní oběh dokumentů po firmě. Stále s nimi budou pracovat lidé, ale uvnitř systému, který nenechá nikoho zapomenout na to, co má s dokumentem udělat,“ uzavírá Pavel Nykl, obchodní ředitel Onlio.

Foto zdroj: Onlio

Více informací na: http://rizenadokumentace.edocat.cz

Onlio, a.s.

Onlio je ryze česká IT společnost specializující se na softwarové produkty zaměřené na digitalizaci firemních procesů a systémovou integraci. Onlio disponuje nejvyšší certifikací v celosvětové síti partnerů Pipedrive CRM (Elite) a Atlassian (Platinum Solution partner Enterprise), kde patří mezi 10 největších partnerů v Evropě. Vlastní produkt eDoCat DMS postavený na platformě Alfresco CE je jedním z řešení s nejlepším poměrem cena/výkon na současném trhu nástrojů pro správu elektronických dokumentů a řízení jejich oběhu pomocí workflow, což dokládají mnohá prestižní ocenění, např. IT produkt roku anebo opakované úspěchy v soutěži CIO Business world Případová studie roku.

Změňte pohled na DMS, tento nástroj je totiž pro firmu klíčový

Správa dokumentů se stala ve všech firmách a organizacích základním článkem moderního řízení. Je to páteřní systém, kde se setkávají, ukládají a vytváří všechny dokumenty, které organizace přijme či zhotoví. Je to získání naprostého přehledu o toku a uložení informací ve firmě s mimořádným důrazem na bezpečnost a ochranu všech dat.

Mnoho společností však ke svým dokumentům přistupuje laxně, zejména proto, že nedoceňují důležitost zaznamenaných informací, bojí se změn i reakcí zaměstnanců a také nevidí přínosy, které jim řízená správa dokumentů přinese. Řešení centrálním serverem organizace se složkovou strukturou je přežité a nemá nic společného se systémem správy dokumentů.

Na centrální systémy pro správu elektronických dokumentů neboli Document Management Systémy (DMS) se v mnoha firmách neprávem hledí pouze jako na víceméně zbytečné, podpůrné nástroje, které buď nejsou potřeba vůbec, nebo pokud se využívají, tak jen izolovaně. Jenomže tento pohled není správný. Dobře implementovaný DMS bývá totiž ve skutečnosti jedním z pilířů základní informační infrastruktury každého podniku, protože umožňuje centrálně řídit práci se všemi typy dokumentů s mimořádným důrazem na bezpečnost a ochranu zejména citlivých dat.

Pokud budeme hovořit o páteřní informační infrastruktuře firmy, většina čtenářů si představí ERP, specializované výrobní systémy, případně účetní či personální systém. Avšak každý z těchto nástrojů pracuje s tisícovkami dokumentů, ať už je jejich podoba jakákoliv. Může jít o objednávky, smlouvy, personální dokumenty, faktury, interní směrnice, reporty z výroby a podobně. A právě efektivní, a hlavně bezpečná práce s dokumenty, které jsou bez nadsázky firemním zlatem, je klíčová pro to, aby firma prosperovala. „Přesně toto je důvod, proč je třeba se na DMS dívat ne jako na podpůrný či doplňkový systém, ale jako na software, který je základním stavebním kamenem páteřní sítě, na němž stojí spolupráce s dalšími informačními systémy v celé infrastruktuře,“ vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio, která stojí za vývojem DMS eDoCat.

S DMS zůstanou dokumenty v bezpečí a na jednom místě

Dalším argumentem, proč je třeba dokument management systémy vnímat jako nesmírně důležitý nástroj, je bezpečnost dokumentů. Nejen, že dovolí dokument vytvořit a uložit, ale řídí jeho oběh napříč firmou a dokáže vynutit na jednotlivých uživatelích konkrétní a přesné chování, protože jim díky propracovanému systému uživatelských oprávnění nedovolí se chovat jinak. V DMS lze totiž velmi detailně přístupy řídit a člověk, který se do systému přihlásí, v něm díky roli, kterou mu systém po přihlášení přidělí, nemůže dělat nic, na co nemá oprávnění. Buď se k určitým dokumentům, akcím s nimi spojeným a dalším funkcím systému dostane, nebo o nich třeba vůbec neví. A když se k dokumentu dostane, tak přidělená uživatelská oprávnění dále určují, co všechno s ním může dělat. „Uživatelské oprávnění tedy neřídí jen přístup k dokumentům jako takovým, ale i přístup k akcím, které jsou s nimi spojené. Pokud má člověk vysokou míru oprávnění, může například prohlásit dokument za schválený, odeslat dokument datovou schránkou, spustit specifický proces a podobně. Když toto oprávnění nemá, tak vůbec možnost spustit akci neuvidí,“ pokračuje dále Pavel Nykl a dodává, že uživatelská oprávnění řídí také to, kdo může, a především jak může s dokumentem manipulovat. To je nesmírně důležité pro bezpečnost informací, protože kvalitní DMS zkrátka nedovolí člověku, který nemá dostatečné oprávnění, dokument například smazat, ale ani editovat, přejmenovat, přesunout či kopírovat jinam. DMS tedy pomáhá udržet ono firemní zlato v bezpečí tak, aby se nedostalo k nikomu nepovolanému uvnitř či dokonce vně společnosti.

DMS ale zároveň mění hru i v tom, jak by firmy měly uvažovat nejen nad svými dokumenty, ale i nad jejich umístěním. Není neobvyklé, že i kritická data se nacházejí na mnoha sdílených discích, k nimž má přístup prakticky kdokoliv a ani nastavená uživatelská oprávnění nedokážou skrýt obsah, k nimž daný člověk nemá mít přístup. Informační systémy, které s daty dále pracují, je musí „hledat“ napříč úložišti a nepořádek je na světě. „Centrální design správy firemních dokumentů má obrovskou přidanou hodnotu. Pokud máte DMS a používáte ho jako jeden ze základních firemních systémů, můžete správu dokumentů centralizovat a skrze – opět centrálně řízenou – integrační platformu publikovat pouze k těm uživatelům a systémům, které k nim mají mít přístup,“ říká dále Pavel Nykl s tím, že pokud mají firmy tento krok vyřešený, mohou využívat další benefity DMS, jako je například propojení souvisejících dokumentů, anebo elektronická výměna strukturovaných dat bez zatěžujícího ručního zásahu uživatelů. „Znamená to, že můžete přestat přemýšlet nad tím, kam všechny dokumenty patří, protože se změní v jednu entitu, která je uložená na jednom místě – v DMS,“ uzavírá.

Více informací na: http://rizenadokumentace.edocat.cz

Onlio, a.s.

Společnost Onlio získala ocenění za svou případovou studii. Přínosy systému eDoCat odbornou porotu zaujaly i tento rok

Česká softwarová společnost Onlio opět zabodovala v soutěži magazínu CIO Business World Případová studie 2023. Vítězství v kategorii Finanční efektivita získala za implementaci vlastního systému eDoCat ve společnosti Oncomed, působící na trhu výroby farmaceutických přípravků pro léčbu onkologických onemocnění, jež je součástí celosvětově působící skupiny MEDAC. Studie nese název „Přehlednost jako základ flexibility“ a popisuje implementaci document management systému (DMS) eDoCat jako páteřního informačního systému a jeho přínosy pro řízení procesů ve firmě. Slavnostní vyhlášení soutěže se konalo ve Vinohradském pivovaru v Praze a cenu za společnost Onlio převzal obchodní ředitel Pavel Nykl.

Při hodnocení případových studií dodavatelů IT služeb a technologických řešení se porota složená z členů oborových sdružení ICT Unie a CACIO, zástupců akademické sféry a předních ICT manažerů zaměřovala především na inovativnost, technologický či finanční přínos nebo uživatelský efekt popisovaných řešení.

Případová studie společnosti Onlio odborníky zaujala zejména tím, že zcela konkrétně popisuje přínosy zavedení document management systému do firmy. Ocenila tak řešení, které umožnilo společnosti Oncomed díky DMS eDoCat efektivně spravovat řízení přístupu k firemní dokumentaci v oblasti projektového řízení a personalistiky. „Získaného ocenění si nesmírně vážíme. Je pro nás dalším potvrzením toho, že se nám podařilo vytvořit software s vysokou užitnou hodnotou, jehož přínosy naši zákazníci vnímají velmi pozitivně. Proto dokáže uspět na trhu nástrojů určených k digitalizaci firemních procesů. Vnímáme ho ale také jako ocenění za to, že jsme našim zákazníkům spolehlivými partnery v procesu zavádění systému do firmy,“ uvedl Pavel Nykl.

Dodávka eDoCat do společnosti Oncomed začala v únoru 2022, systém byl uveden do produkčního provozu už po čtyřech měsících v červnu 2022. Cílem bylo zachování původní složkové struktury, avšak s moderním řízením uživatelských oprávnění, do níž budou mít přístup jen autorizovaní uživatelé. Neméně důležitým cílem bylo sjednocení vzhledu projektů tak, aby po formální stránce vypadaly stejně. „eDoCat nám skutečně pomohl uspořádat projektovou i smluvní dokumentaci. Práce v tomto systému nám šetří čas a dává nám jistotu, že máme veškeré potřebné dokumenty v pořádku,“ hodnotil výsledek implementace Jiří Zbranek, vedoucí úseku IT ve společnosti Oncomed.

Právě eliminace časových ztrát byla tím hlavním kritériem, které rozhodlo o vítězi kategorie Finanční efektivita. DMS eDoCat totiž dokáže výrazně zrychlit práci s dokumenty, ať už jde o jejich samotné vyhledávání nebo například jejich distribuci po firmě. „Náš průzkum ukazuje, že časová úspora může ve firmě o 50 lidech, kteří každý den pracují s dokumenty, činit v ročním součtu 130 člověkodnů. A tímto uspořeným časem získají lidé prostor k tomu, aby se věnovali činnostem, které generují skutečné hodnoty,“ řekl na závěr Pavel Nykl ze společnosti Onlio.

Více informací na: www.onlio.com