chytré dokumenty Archivy

Digitalizace podpisu zlevňuje firemní procesy. Podpis od 5 korun je realitou

Elektronické podepisování může firmám ušetřit desítky procent nákladů oproti klasickému papírovému podpisu. Díky moderním podpisovým aplikacím, jako je Podpisovna, lze navíc proces přizpůsobit konkrétním potřebám firmy – a to jak funkčně, tak cenově. Mnoho firem tak zjišťuje, že online podpis od 5 Kč za dokument je výhodnější než kdy dřív.

Online podepisování dokumentů se stává stále běžnější součástí firemních procesů. Důvod je jasný – úspora času, snadná správa dokumentů a výrazné snížení nákladů. „Elektronický podpis může být až o desítky procent levnější než podepisování klasicky rukou na papír,“ uvádí Michal Bočan, zakladatel Podpisovny.

Ceny online podepisování se však liší v závislosti na několika faktorech – například podle počtu podepisujících osob, míry ověřování jejich identity, využívání doplňkových funkcí nebo rozsahu administrace uživatelů.

Aplikace Podpisovna nabízí firmám flexibilní cenové modely. Nejnižší možná cena začíná už na 5 korunách za jeden podepsaný dokument, přičemž si lze aplikaci nezávazně vyzkoušet v demoverzi zdarma.

Firmy mají obvykle na výběr mezi dvěma základními způsoby úhrady – měsíčním paušálem nebo platbou za jednotlivé dokumenty. „Podpisovna navíc nabízí i doplňkové služby jako chytré dokumenty nebo online hlasování,“ vysvětluje Bočan.

V Podpisovně si firmy mohou zvolit jeden ze čtyř tarifů s měsíční platbou podle počtu podepisovaných dokumentů. Přesná cena za měsíc se pak stanovuje individuálně na základě konkrétních potřeb zákazníka.

Ceník za měsíční paušály je možné si zobrazit zde: https://podpisovna.cz/cenik/

O firmě

Podpisovna je ryze česká aplikace, pomocí které firmy, obce a úřady i jednotlivci od roku 2022 podepisují dokumenty online. Na rozdíl od většiny podpisových aplikací v ČR ověřuje identitu podepisujících osob se 100% jistotou pomocí Bank iD, MojeID a Identity občana. Aplikace umožňuje i bezpečné online hlasování nebo rychlou tvorbu a vyplňování dokumentů online. Za Podpisovnou stojí tuzemská firma EzConvey s.r.o. s dlouholetými zkušenostmi v odvětví informačních technologií. Více najdete na webu www.podpisovna.cz.

Chytré dokumenty pomáhají v náboru, administrativě i obchodu. Šetří tak firmám čas i náklady

Chytré online dokumenty dnes zvládnou mnohem víc než jen nahradit papír a tiskárnu. Pomáhají firmám zrychlit nábor, zjednodušit schvalování objednávek nebo automatizovat rutinní administrativu. Podle zkušeností aplikace Podpisovna mohou firmy díky těmto chytrým dokumentům výrazně ušetřit nejen čas, ale i náklady.

Digitální řešení, která firmám usnadní práci s dokumenty, zažívají v posledních letech boom. Stále více podniků nahrazuje papírové procesy chytrými online dokumenty. „Chytré dokumenty jsou dnes schopné pokrývat stovky každodenních situací – od náboru zaměstnanců přes schvalování výdajů až po objednávky pro klienty,“ uvádí Michal Bočan, zakladatel Podpisovny.

Jedním z nejčastějších využití chytrých dokumentů jsou HR agendy. Personalisté díky nim odbaví onboarding formuláře, žádosti o dovolenou, výkazy práce nebo třeba cestovní příkazy bez nutnosti tisku a ručního zpracování. Vše probíhá online – rychle, přehledně a bezpečně. „Firmy dnes často využívají interaktivní dokumenty i pro evidenci docházky, BOZP, GDPR nebo různá prohlášení,“ dodává Bočan.

Významnou roli hrají chytré dokumenty také v obchodu. Firmy v Podpisovně jednoduše připraví a odešlou objednávky či cenové nabídky, přičemž klienti vidí jen ta pole, která mají vyplnit. Eliminují se tak zmatky, zbytečné dotazy a celý proces se výrazně zkracuje.

Další výhodou je možnost automatického vyplnění některých polí díky napojení na interní nebo veřejné databáze – například IČO nebo DIČ. A samozřejmostí je i možnost dokument rovnou bezpečně podepsat online.

Pomocí chytrých dokumentů lze navíc zvládnout i rutinní administrativu, jako je zpracování účtenek ze služebních cest, zálohových faktur nebo potvrzení o platbě. Dokumenty lze vyplnit online, připojit k nim obrázek účtenky a elektronicky archivovat. „Díky digitalizaci šetří firmy nejen čas, ale i fyzický prostor – papírové šanony už opravdu nejsou potřeba,“ shrnuje na závěr Bočan.

O firmě

Novinka, která firmám uleví od administrativního pekla: Podpisovna představila chytré dokumenty

Zdlouhavá příprava dokumentů, zmatky při vyplňování kolonek, škrtání a ztracené nervy i čas. I tyto starosti firmy a úřady řeší při práci s papírovými dokumenty. Společnost ezConvey, provozující českou podpisovou aplikaci Podpisovna, proto přišla s novinkou v podobě tzv. chytrých dokumentů: umožňují snadno a rychle vytvořit interaktivní online dokument s vlastními prvky.

Stačí párkrát kliknout a přehledný online dokument je na světě

Personalisté, administrativní pracovníci i další lidé ve firmách papírováním tráví dlouhé hodiny týdně, často kvůli tomu nemají čas na důležitější úkoly. ezConvey se to teď snaží změnit pomocí chytrých dokumentů, které jsou součástí aplikace Podpisovna.

„Jde o novinku, pomocí které zaměstnanci ve firmách či na úřadech na pár kliknutí vytvoří interaktivní online dokument s vlastními prvky. Nemusí nic vypisovat na papír, ale na počítači, v mobilu či tabletu dají dohromady online dokument podle svých představ. Zvládne to i běžný uživatel PC a chytrého telefonu,“ vysvětluje zakladatel Podpisovny a odborník na elektronické podepisování Michal Bočan.

Bez administrativního pekla a v online podobě tak firmy díky chytrým dokumentům vyřeší například žádosti o dovolenou, výkazy práce, cestovní příkazy, evidenci docházky, faktury a jiné účetní doklady nebo předávací protokoly, dodatky ke smlouvám a desítky dalších dokumentů.

Spoustu polí aplikace vyplní sama, dokument můžete i podepsat

Jak vytváření chytrých dokumentů funguje v praxi? Stačí v Podpisovně otevřít editor, nahrát původní dokument ve formátu PDF a na pár kliknutí přidat interaktivní prvky podle potřeby. Od automatických polí přes kolonky pro vyplnění textu až po zaškrtávací pole.

„Na chytrý dokument jde snadno vložit také obrázek, což se hodí například v situaci, kdy zaměstnanec vyplňuje cestovní výkaz a potřebuje k němu přiložit účtenku nebo jízdenku,“ upřesňuje Bočan.

Až desítky minut času denně dokážou ušetřit zmíněná automatická pole. Jak název napovídá, aplikace je vyplní automaticky, např. z registru ARES nebo dalších systémů, včetně interních. Do dokumentu se tak během vteřiny načtou údaje jako název firmy, IČO, DIČ a další.

Hotový online dokument navíc lze elektronicky podepsat přímo v Podpisovně, a to bezpečně s ověřením identity podepisujících pomocí Bank iD, MojeID nebo Identity občana.

Uživatelům se zobrazí jen kolonky, které mají vyplnit

Novinka od ezConvey nicméně nešetří čas jen tvůrcům dokumentů, ale také všem, kteří je následně vyplňují. Jakmile je chytrý dokument nachystaný, tvůrce ho jednoduše vystaví na web, nebo rozešle přímo z Podpisovny k vyplnění online jakýmkoliv interním i externím uživatelům.

„Těmto uživatelům se pak zobrazí jen pole, která mají vyplnit, takže nebudou zmatení, které kolonky se jich týkají a které nikoliv. Předejdou tak zbytečným chybám a nutnosti formulář nebo jiný dokument vyplňovat opakovaně,“ dodává Michal Bočan, zakladatel aplikace Podpisovna, www.podpisovna.cz.

Vyplněné chytré dokumenty samozřejmě není potřeba tisknout, firmy i úřady je mohou archivovat v elektronické podobě a ušetřit tím spoustu papíru, peněz za tisk i místa ve skříních.

O firmě

Konec papírování? Česká Podpisovna spustila chytré dokumenty, které šetří čas i nervy

Zdlouhavá příprava dokumentů, zmatky při vyplňování kolonek, škrtání a ztracené nervy i čas. I tyto starosti firmy a úřady řeší při práci s papírovými dokumenty. Společnost ezConvey, provozující českou podpisovou aplikaci Podpisovna, proto přišla s novinkou v podobě tzv. chytrých dokumentů: umožňují snadno a rychle vytvořit interaktivní online dokument s vlastními prvky.

Stačí párkrát kliknout a přehledný online dokument je na světě. Personalisté, administrativní pracovníci i další lidé ve firmách papírováním tráví dlouhé hodiny týdně, často kvůli tomu nemají čas na důležitější úkoly. ezConvey se to teď snaží změnit pomocí chytrých dokumentů, které jsou součástí aplikace Podpisovna.

„Jde o novinku, pomocí které zaměstnanci ve firmách či na úřadech na pár kliknutí vytvoří interaktivní online dokument s vlastními prvky. Nemusí nic vypisovat na papír, ale na počítači, v mobilu či tabletu dají dohromady online dokument podle svých představ. Zvládne to i běžný uživatel PC a chytrého telefonu,“ vysvětluje zakladatel Podpisovny Michal Bočan.

Bez administrativního pekla a v online podobě tak firmy díky chytrým dokumentům vyřeší například žádosti o dovolenou, výkazy práce, cestovní příkazy, evidenci docházky, faktury a jiné účetní doklady nebo předávací protokoly, dodatky ke smlouvám a desítky dalších dokumentů.

Spoustu polí aplikace vyplní sama, dokument můžete i podepsat

Jak vytváření chytrých dokumentů funguje v praxi? Stačí v Podpisovně otevřít editor, nahrát původní dokument ve formátu PDF a na pár kliknutí přidat interaktivní prvky podle potřeby: od automatických polí přes kolonky pro vyplnění textu až po zaškrtávací pole.

„Na chytrý dokument jde snadno vložit také obrázek, což se hodí například v situaci, kdy zaměstnanec vyplňuje cestovní výkaz a potřebuje k němu přiložit účtenku nebo jízdenku,“ upřesňuje Bočan.

Hotový online dokument navíc lze elektronicky podepsat přímo v Podpisovně, a to bezpečně s ověřením identity podepisujících pomocí Bank iD, MojeID nebo Identity občana.

Uživatelům se zobrazí jen kolonky, které mají vyplnit

„Těmto uživatelům se pak zobrazí jen pole, která mají vyplnit, takže nebudou zmatení, které kolonky se jich týkají a které nikoliv. Předejdou tak zbytečným chybám a nutnosti formulář nebo jiný dokument vyplňovat opakovaně,“ dodává Michal Bočan.

O firmě